Ce este esential sa respectam atunci cand trimitem un email?
1. Adauga un subiect al email-ului care sa spuna clar despre ce este vorba in acesta. Practic, in subiect rezumi in cateva cuvinte continutul email-ului

2. Incepe email-ul cu o formula de adresare potrivita destinatarului (ex. Draga X, Stimate X,Salut Y etc.)

3. Daca nu ai comunicat de mult timp cu persoana careia ii trimiti email-ul, prezinta-te din nou si ofera-i detalii despre subiectele de discutie anterioare sau in ce conditii v-ati cunoscut.

4. Redacteaza corect si aranjat continutul unui email astfel incat sa poata fi parcurs fara dificultate. Daca are mai mult text, adauga paragrafe.

5. Nu folosi texte de culori multiple sau care in combinatie cu fundalul deranjeaza ochiul. Foloseste acelasi fond pe tot parcursul e-mailului. Daca doresti sa bolduiesti sau sa subliniezi ceva cu ajutorul culorilor, te rog, sa folosesti moderat aceste aspecte.

6. Evita sa folosesti cuvinte scrise in totalitate cu majuscule, deoarece ofera senzatia ca strigi.

7. Verifica sa nu ai greseli de ortografie

 

8. Evita sa folosesti prescurtari, nu este profesional.

9. Foloseste o formula de incheiere conform destinatarului (cu stima, cu respect, toate cele bune, va multumesc, o zi buna, ganduri bune etc.), care sa se potriveasca cu formula de adresare de la inceputul email-ului.

10. Nu uita de semnatura. Aceasta trebuie sa contina: numele si prenumele, daca este cazul numele firmei si functia ocupata in cadrul acesteia, date de contact, daca ai un blog sau website si doresti sa le faci cunoscute adauga adresele acestora. Mai poti adauga profilele retelelor sociale pentru a oferii mai multe optiuni de contact sau sa iti fie urmarita activitatea. Evita sa adaugi o imagine in semnatura deoarece pot sa fie probleme cu afisarea, iar daca nu este de calitate nu arata deloc bine.

11. Cand trimiti atasamente mari, nu uita sa le arhivezi (partenerii Vodafone pot primi maxim 10 Mb. Daca atasamentul depaseste, te rog, folosese jushare. In internet @consilo.ro, noi putem primi pana la 30 MB). Adaugata atasamente (fisiere, apeluri, print screen-uri) astfel incat sa explicti cat mai bine ceea ce doresti sau/si ok-urile pe care le soliciti.

12. Denumeste atasamentele astfel incat destinatarul sa stie ce contin si explica asta si in corpul e-mailului.

13. Nu folosi un limbaj urat in email-uri, nimeni nu este obligat sa il citeasca si mai ales sa iti raspunda. Aspectele trimise in scris, raman scrise de aceea iti recomand sa folosesti formule care nu lasa loc de interpretari agresive.

14. Asigura-te ca adresele si numele destinatarilor sunt corect scrise

15. Daca ai primit un email in care se asteapta un raspuns din partea ta si in discutie sunt incluse mai multe persoane, foloseste optiunea Reply All, astfel incat toate persoanele implicate in discutie sa vada raspunsul, nu doar expeditorul (cazul cand folosesti optiunea Reply). Foloseste Reply All doar in cazurile cand toata lumea e necesar sa primeasca feedback-ul tau.

16. Nu trimite nici un email fara sa il verifici inca o data inainte de a apasa butonul de "Trimitere”.

17. Raspunde la e-mailurile primite in care se solicita un raspuns intr-un anumit termen. Daca nu il poti respecta, raspunde interlocutorilor si solicita prelungirea termenului.